Observatie 

Verslag van een observatie van een mediation bij een maatschap van twee huisartsen.

1e bijeenkomst

Intake: in dit eerste gesprek komt aan de orde:

  • Kennismaking
  • Mediationovereenkomst: vertrouwelijkheid, kosten, commitment
  • Globaal wordt de kwestie omschreven als: ‘verstoorde communicatie’

In dit gesprek wordt de start gemaakt met de exploratiefase: feiten, emoties en belangen worden benoemd. Het resultaat is een lijst met bespreekpunten. Om het thema ‘vertrouwelijkheid’ te concretiseren wordt expliciet door beide deelnemers benoemd wat wel en niet naar ‘buiten’ wordt gecommuniceerd.

Voor de volgende keer vraagt de mediator beide deelnemers na te denken over de invulling van het begrip ‘gelijkwaardigheid’ en over een nieuw model van samenwerking.

2e bijeenkomst

Bij de start van het tweede gesprek worden de deelnemers meteen uitgenodigd positieve zaken te benoemen: wat is er in positieve zin bijgebleven van het vorige gesprek?

Vervolgens komt het inventarisatielijstje terug. Is het lijstje compleet? Ontbreken er zaken?

Dit resulteert in het toevoegen een paar bespreekpunten. Op deze manier krijgt de exploratiefase vervolg. De interventies die de mediator in dit gesprek in zet zijn: samenvatten, ordenen, parafraseren, toekomstgericht vragen stellen en tot slot het gesprek positief afsluiten.

3e bijeenkomst

Bij de start wordt er eerst teruggeblikt op het vorige gesprek. De mediator reikt de beloofde ‘communicatiemuur’ en vergadertips uit. Er wordt direct gevraagd of er nog zaken zijn naar aanleiding van het vorige gesprek die aan de orde moeten komen.

De rol van de mediator in dit gesprek is vooral de ‘lijn van het gesprek vasthouden’ door steeds terug te grijpen naar zaken die passeren. Er wordt veel doorgevraagd waardoor de behoeftes en belangen benoemd worden.

Ik zie dat het vertrouwen lijkt te groeien. De deelnemers richten zich steeds meer tot elkaar. Dit blijkt ook uit lichaamshouding, lichaamstaal en het elkáár vragen stellen.

Er blijken veel misvattingen en verkeerde interpretaties over elkanders gedrag. Het wordt steeds duidelijker dat er in de afgelopen 20 jaren niet of nauwelijks is gecommuniceerd over zaken die horen bij samenwerking in één praktijk.

Voor de volgende keer krijgen de deelnemers de opdracht mee om te ‘dromen’ over de toekomst: hoe zie jij de toekomst en welke handvatten wil je realiseren om te voorkomen dat de situatie zich herhaalt.

4e bijeenkomst

‘Het beste moment om een boom te planten is 20 jaar geleden, het één na beste moment is vandaag.’

Deze metafoor typeert de sfeer van het gesprek.

Beide deelnemers krijgen de gelegenheid om hun ideeën over de toekomst te benoemen.

De mediator: laat vaak stiltes laten vallen, leunt ‘actief’ achterover, stimuleert het richten van de communicatie naar elkaar. Er wordt steeds afgesloten met ‘huiswerk’

Eigenlijk wordt er nu pas echt onderhandeld. Er worden concrete de volgende voorstellen gedaan en afspraken gemaakt over de aanpak:

  • wekelijks een vast overleg met een helder doel en een agenda
  • wekelijks een informeel koffiemoment met de andere medewerkers
  • maatschapsoverleg 2x per maand

De mediator bewaakt dat er SMART voorstellen en afspraken worden geformuleerd.

5e bijeenkomst

Hoe ging het in de praktijk? Wat ging anders? De concrete opbrengst voor de deelnemers wordt benoemd. Schaalvragen – antwoorden op een schaal van bijvoorbeeld 0 t/m 10 – helpen de deelnemers concreet te benoemen wat de behoefte is en welk concreet gedrag gewenst is.

De praktijk lijkt ‘onze praktijk’ te worden.

Het laatste deel van het gesprek wordt er naar een afronding gewerkt: wat moet er nog aan de orde komen in de mediation? Is er nog wat anders? Wat wordt er vastgelegd? Is er behoefte aan ondersteuning op de langere termijn? Beide deelnemers geven aan eerst nog een evaluatief moment over 6 maanden te willen afspreken. Doel van dat moment is vooral met elkaar de afspraken te checken: hoe ging het? Hoe ga je daarmee om? Heeft het vruchten afgeworpen?